"Cuando vengas, tráeme el abrigo que me dejé en Tróada, en casa de Carpo, y los libros, en especial los pergaminos." (2da. S. Pablo a Timoteo: 4, 13) La Iglesia ha demostrado, a lo largo de los siglos, la más viva preocupación e interés por la conservación de los fondos documentales producidos por sus distintos organismos y custodiados en sus archivos. La anterior cita bíblica nos manifiesta el valor que la Iglesia daba al documento para la conservación y la difusión de la fe cristiana.

Para la Iglesia, los archivos eclesiásticos tienen importancia cultural y pastoral para la acción evangelizadora. Los archivos son "lugares donde se conserva la memoria de las comunidades cristianas, de su múltiple y diversa acción pastoral, y a la vez son factores de cultura para la nueva evangelización". (Carta Circular La Función Pastoral de los Archivos Eclesiásticos. Pontificia Comisión para los Bienes Culturales de la Iglesia, 2 feb. 1997, pág. 5).

La Iglesia siempre ha valorado el patrimonio documental como expresión de su fe, y por ello establece que los archivos "merecen atención no sólo en el aspecto histórico, sino también en la dimensión espiritual, pues a través de la historia compleja de las comunidades, atestiguada en sus cartas, aparecen manifiestamente las huellas de la acción de Cristo" (Idem. pág. 15-16).

Por custodiar la memoria y el testimonio de la fecunda labor pastoral de la Iglesia, esta se ha interesado por la gestión, conservación, organización y servicio de su acervo documental, en los diferentes tipos de archivos: episcopales, parroquiales, monásticos, de congregaciones, institutos de vida consagrada, sociedades de vida apostólica, cabildos, catedrales, colegios, seminarios, universidades, institutos superiores, asociaciones de fieles, hospitales, obras misionales, y, otras instancias diocesanas. En países de mayor tradición archivística se encuentra esta variedad de archivos eclesiásticos.

Han sido frecuentes las instrucciones de los Romanos Pontífices sobre el deber de proteger y organizar los fondos archivísticos de todas las corporaciones eclesiásticas. Una de las manifestaciones más sobresalientes del interés de la Iglesia por sus archivos, se encuentra en el Código de Derecho Canónico (cfr. c. 482-491), el cual establece normas para la ordenación y conservación de los archivos eclesiásticos, al considerar aspectos como: tipos documentales a conservar, condiciones del inmueble, la ordenación, descripción, concentración, acceso o consulta de los documentos, funciones y responsabilidades de la preservación del patrimonio documental.

En los ámbitos diocesanos, o arquidiocesanos, como el nuestro, predomina una especie de "sistema archivístico diocesano", conformado por el Archivo de la Curia (Archivo Diocesano o Arquidiocesano o Episcopal) y los archivos de gestión (archivos de las oficinas de la Curia Diocesana y los archivos parroquiales).

En los primeros se contiene la documentación producida por el obispo, por su curia episcopal, y se centraliza en ellos la documentación de valor histórico proveniente de las diversas instituciones eclesiásticas, de ahí la denominación de archivos históricos. En los archivos parroquiales se cuenta con la documentación generada o recibida como producto de las actividades pastorales, sacramentales y administrativas del párroco y sus colaboradores. De acuerdo al Código de Derecho Canónico, "en toda parroquia ha de haber una estantería o archivo, donde se guarden los libros parroquiales, juntamente con las cartas de los Obispos y otros documentos que deben conservarse por motivos de necesidad o de utilidad." (cfr. c. 535 §4)

Los archivos (diocesanos y parroquiales) son también organismos que contribuyen con la gestión administrativa, pastoral y judicial del ministerio episcopal y sacerdotal, por ello interesa promover la coordinación y la unidad entre estos archivos para beneficio del gobierno pastoral y administrativo de una diócesis; debemos destacar el concepto del archivo como un sistema de información al servicio del "buen gobierno", sin disminuir su importancia para la ciencia y la cultura. La importancia de la documentación eclesiástica se exalta por razón de su antigüedad, cantidad, irrepetibilidad y riqueza informativa, y porque además refleja la evolución institucional de la Iglesia y su práctica pastoral.